Вы когда-нибудь думали провести своё мероприятие? Например, конференцию, которая привлечёт массу выгодных партнёров и инвесторов к вашему бизнесу. Или выставку, которая притянет к вам горячих потенциальных клиентов? Тогда обязательно сначала прочитайте эту инструкцию, как это сделать правильно.
Пошаговая инструкция: «Как организовать большое мероприятие?»
Сегодня мы с вами коснёмся не всех пунктов (их более 100). Но обещаю, что рассмотрим самые основные и те, в которых чаще всего допускают ошибки.
Как организовать публичное мероприятие организация pr мероприятий:
Шаг 1. Определите цель мероприятия.
Первое, что важно сделать в любом деле, особенно касающемся бизнеса: понять, кому посвящено мероприятие и с какой целью? Может, вы продаёте биотуалеты и вам необходимо привлечь партнёров. Может, у вас сеть стоматологических клиник, и вы хотите устроить показательную выставку, чтобы найти новых клиентов\пациентов.
Подумайте над этим, кто вам нужен и зачем. Почему они должны бросить все свои дела и збронировать место у вас? А уже отсюда вы поймёте, про что должна быть конференция\ выставка \мастер-класс и каким образом подана.
Шаг 2. Выберите место.
Выберите место
Прежде чем выбрать место, важно: а) рассчитать примерное количество людей, которое посетит ваше мероприятие, б) урезать получившееся число на 30%. Зачем это надо? Во-первых, некоторые люди не смогут прийти (даже если заплатили за билет). Во-вторых, лучше небольшой, но забитый под завязку зал, чем огромная аудитория, но наполовину пустая.
Шаг 3. Сделайте качественные листовки-приглашения\флаеры.
Чтобы правильно сделать флаер, есть несколько простых правил:
большая листовка (примерно А5),
крупный и хорошо читаемый шрифт (желательно простые шрифты, которые мы читаем каждый день, например, Arial).
Текста должно быть минимум, ярких и стильных картинок — максимум. Задача листовки: вызвать вопросы и желание узнать больше. Она ни в коем случае не должна рассказывать все подробности.
*Важно: обязательно проверьте, чтобы в листовке были указаны точный адрес, телефон, дата и время события.
Имея пачку таких флаеров, вы сможете расклеивать и раздавать их везде, где вам захочется (кроме мест, которые защищены законом от нелегальной расклейки). На публичных выступлениях, у партнёров на мероприятиях, на пикетах, выставках, на прилавках магазинов — в общем везде, где может быть ваша целевая аудитория.
Шаг 4. Пригласите и утвердите список выступающих.
После того, как вы определились с датой, пора приглашать выступающих. Если спикеры едут к вам из другого города, то необходимо договариваться минимум за 4 недели до мероприятия.
Шаг 5. Кричите о своём мероприятии везде, агитируя кричать об этом и других.
Кричите о своём мероприятии везде, агитируя кричать об этом и других.
Сегодня мы не будем говорить о рекламе. Но важно упомянуть, что ваша задача — привлечь максимум внимания к этому мероприятия. Для этого обязательно должна действовать как ваша рекламная кампания, так и пиар от: выступающих, партнёров, участников.
Выступающие снимают видео-приглашения, рассылают письма подписчикам и рассказывают о мероприятии в социальных сетях. Партнёры — то же самое, плюс свои медиа-каналы. Участники делятся эмоциями и рассказывают о мероприятии, например, за подарок (простенький, но главное — легкодоступный).
Шаг 7. При возможности используйте массовые медиа
Вы можете также осветить ваше мероприятие на радио или ТВ. Для этого достаточно, например, устроить интервью или репортаж с одним из выступающих на вашем мероприятии.
Шаг 8. Подготовьте все материалы для мероприятия
Подготовьте все материалы для мероприятияНа вашем мероприятии обязательны должны быть баннеры с партнёрами, столик с литературой по теме события (ваши книги, книги партнёров, выступающих) и раздаточные материалы. В раздатках люди смогут конспектировать, но это не главное. Их цель — напомнить о вас после того, как мероприятие уже закончится.
Когда люди выйдут из зала, как правило, уже через 20 минут они перестроются на другие дела. Вероятность того, что они сами вспомнят о вас через неделю, невероятна ничтожна.
А вот когда они увидят пакет с вашим логотипом, блокнот, календарик или ручку с вашего мероприятия, они уж точно вспомнят о вас. Поэтому отнеситесь к этому ответственно.
Шаг 9. Назначьте модератора.
У вас обязательно должен быть человек, который будет следить и корректировать выступления. Спикеры частенько не следят за часами, поэтому необходим модератор, который будет это контролировать и направлять.
Возможно, он будет поднимать какие-то таблички с надписью «5 минут», или на компьютере будет высвечиваться будильник, который будет сигнализировать об окончании выступления через 10 минут.
